A medida que crecen las organizaciones estas aumentan su complejidad y la de todos sus procesos. Y a medida que aumenta la cantidad de equipos, puntos de contacto y partes interesadas e involucradas en estos procesos está garantizado que aparecen ineficiencias que pueden pasar desapercibidas o que son muy difíciles de entender y cuantificar correctamente. Son ineficiencias para las que no somos capaces de identificar sus causas fundamentales y, consecuentemente, no las podemos solucionar.
La minería de procesos proporciona a las empresas la capacidad para visualizar y conocer como se ejecutan realmente sus procesos. Desde esta visión integral de lo que ocurre en el día a día, se facilita la identificación de las brechas de ejecución y los problemas ocultos. Además, a la identificación de las ineficiencias se añade la cuantificación de su número, dónde y en que circunstancias ocurren, su evolución a lo largo del tiempo y el impacto negativo que generan.
Para un proceso clave dentro de todas las compañías, como es el proceso de compras, la minería de procesos aporta un valor añadido extraordinario que impacta en la mejora de toda la organización.
No es sólo Business Intelligence
Desde hace años, las organizaciones han recurrido a las herramientas ERP y de Business Intelligence para ayudar a enfrentar ese desafío. Al otorgar una instantánea de los KPIs del departamento las herramientas de BI han ayudado a los equipos a ver como evoluciona su área y si se cumplen o no ciertos objetivos. Pero esto queda muy lejos de facilitar la detección correcta de las ineficiencias y, sobre todo, de su impacto y de las causas origen de las mismas.
Aquí es donde entra en juego la Minería de Procesos y la solución Celonis EMS.
¿En que consiste la minería de procesos?
La minería de procesos es una nueva forma de visualizar y monitorear los procesos de negocio tal y como son, en lugar de como los equipos creen que se ejecutan. Analiza los datos actuales, los registros de eventos y el conocimiento de las plataformas ERP y otros sistemas de información en vivo para ayudar a las organizaciones a crear una vista completa del rendimiento del proceso en tiempo real. Posteriormente, te permite profundizar para descubrir las causas fundamentales de las ineficiencias del proceso.
Mientras que las capacidades de BI muestran que un KPI se está desviando en un período de tiempo, ya pasado, la minería de procesos te otorga conocimientos objetivos en tiempo real que se pueden traducir fácilmente en acciones y, en última instancia, en mejoras de la eficiencia de los procesos de negocio. No hay necesidad de formular hipótesis sobre los resultados del análisis o los datos de los que proviene, simplemente te muestra los problemas que enfrenta, en dónde se originan y qué se debe hacer para resolverlos.
¿Qué beneficio aporta la minería de procesos a tu proceso de compras?
La tecnología ya está transformando miles de departamentos de Compras, ayudándolos a optimizar el gasto y liberar capital de trabajo mientras reduce los errores y mejora la productividad, principalmente a través de la automatización. En otras palabras, está ayudando a los equipos de compras a acelerar su viaje hacia la excelencia operacional.
Al otorgar a los equipos una visibilidad granular de las tareas y los procesos en compras, los ayuda a abordar algunos de sus mayores desafíos y a lograr muchas de sus principales prioridades estratégicas, que incluyen:
- Maximizar la productividad: mediante la automatización y la reducción de los tiempos de los ciclos, por ejemplo, mediante la conversión automática de solicitudes de pedido de texto libre en órdenes de compra.
- Mejora el rendimiento y las relaciones con los proveedores: garantizando que los datos maestros sean siempre correctos, ya sean plazos de entrega, precios o cantidad, y, por supuesto, pagando a tiempo.
- Optimización del capital circulante: reduciendo los pagos anticipados y asegurándose de que las facturas se prioricen automáticamente por impacto en lugar de utilizar el método FIFO (primero en entrar, primero en salir).
- Reducción de costes: obteniendo tanto las órdenes de compra como las facturas correctamente desde la primera vez.
- Reducción de facturas duplicadas: es un hecho que las organizaciones reciben facturas duplicadas de sus proveedores por distintas razones. Los ERPs son capaces de detectar aquellas que son idénticas al 100% pero no ocurre lo mismo cuando existen variaciones sutiles en algún campo clave de la factura. De nuevo es en este punto donde los motores de inteligencia artificial nos pueden ayudar a detectarlas y evitar la realización de pagos duplicados.
«Los estudios sobre los procesos de compras y facturación estiman que el 80% de las organizaciones pierden un 2% en pagos duplicados de facturas anualmente»
Nuestra propuesta desde Czentric Solutions
Desde Czentric Solutions hemos creado la Digital Twin Factory y la hemos dotado de servicios exclusivos diseñados para optimizar tu proceso de compras, haciéndolo de forma fácil, eficiente y rápida.
En particular disponemos de un servicio para la detección de posibles facturas duplicadas que utiliza un modelo de éxito o Success Fee. Con este modelo, los clientes de Czentric Solutions sólo pagan un porcentaje sobre las cantidades recuperadas.
¡Lleva a tu organización al siguiente nivel! Contacta con Czentric Solutions para informarte de las grandes ventajas que Celonis aporta a tu organización.
