La Minería de Procesos es una disciplina analítica emergente que tiene como objetivo descubrir, monitorizar y mejorar los procesos empresariales a partir del conocimiento objetivo de su funcionamiento real, en contraposición a la definición que se hizo tiempo atrás o de nuestras suposiciones sobre como deberían operar.
Esta nueva disciplina analítica esta soportada por una nueva categoría de soluciones de software que se engloban bajo el término Process Mining.
¿Conocemos de verdad nuestros procesos?
Todas las organizaciones funcionan mediante procesos. Cada experiencia de cliente y resultado de negocio es la consecuencia de un flujo complejo e invisible de datos y acciones entre los sistemas, las personas y los activos de la organización.
La mayoría de estas organizaciones tienen sus procesos claves definidos en algún momento y han sido revisados en varias ocasiones. Sin embargo muy pocas organizaciones ejecutan sus procesos como se definieron y menos aún conocen la realidad de los mismos. Los procesos reales son bastante más complejos de lo que se les supone y sobre una ruta ideal del proceso aparecen múltiples desviaciones que denominamos variantes del proceso. Estas desviaciones generan fricción e incrementan los tiempos, los esfuerzo, los costes y los riesgos en la operativa global.
Sin una visión completa del proceso difícilmente se pueden identificar la verdadera razón de los problemas:
- Repeticiones de pasos del proceso que generan ineficiencias y sobrecostes
- No realización de tareas obligatorias aumentando el riesgo de fraude y errores en el proceso
- Bloqueo de procesos inacabados por falta de control del proceso
- Impacto de nuestros procesos sobre nuestros proveedores y clientes
La minería de procesos, o «Process Mining», nos aporta una nueva forma de mejorar nuestros procesos
Los métodos tradicionales de revisión y mejora de procesos solían depender de la revisión de sistemas de información y múltiples entrevistas para comprender cómo operaba la empresa. Sin embargo, esto tenía sus desventajas:
- Generaba una visión parcial y subjetiva de la realidad del proceso.
- Era costoso y lento.
- Se realizaba en momentos puntuales y, por lo tanto, rápidamente quedaba obsoleto.
La visión completa y objetiva del proceso es el punto de partida clave para su análisis
Al desconocer la realidad del proceso actual, sus problemas y variaciones, el trabajo de reingeniería parte de una información incompleta. Este punto de partida erróneo hace muy difícil que el resultado no deje sin resolver parte de los mismos problemas, ni identifique correctamente donde vale la pena invertir en mejoras o donde sobran o faltan tareas y controles.
En definitiva el nuevo proceso heredará, por falta de información, parte de los mismo problemas del actual.
A día de hoy, con las posibilidades que brinda de la minería de procesos, el enfoque de trabajo tradicional ya no proporciona un retorno adecuado por el esfuerzo a realizar. Con la minería de procesos estos problemas se resuelven inmediatamente:
- Se obtiene la foto real y completa de cómo es ahora el proceso, con todas sus variantes
- Se obtiene de manera rápida y se puede repetir tantas veces como se necesite
- Permite adoptar un proceso de seguimiento y mejora continua del proceso con bajo coste
Avanzando hacia el ciclo de mejora continúa con la Minería de Procesos
Los procesos tienen que ser conocidos y monitorizados para poder ser mejorados constantemente. Las soluciones de minería de procesos nos aportan la gran ventaja de que esta información no es una única foto estática sino que se puede obtener, sin gran esfuerzo adicional, con la periodicidad y frecuencia que sea necesario.
Y pueden ir mas allá:
- aportando capacidades de Inteligencia Artificial y Machine Learning para que sea la propia solución la que nos indique la causa origen de las anomalías del proceso
- capacidades big data para tratar cantidades ingentes de datos
- capacidades BI para presentar la información, con la visión proceso, a diferentes niveles de la organización
- sistema de alertas y acciones para actuar sobre problemas o desviaciones de los procesos en tiempo real
- capacidad de integración on-line con los sistemas origen de los datos del proceso
- capacidad de integración on-line con los sistemas donde se deben tomar acciones para corregir las desviaciones del proceso
¿En qué tipo de compañías tiene sentido el Process Mining?
La respuesta es muy simple, en TODAS las que busquen la excelencia operacional. La dimensión y complejidad de la compañía condicionará la manera de implementar el concepto y la solución pero Process Mining aporta beneficios en empresas de todo tipo y cualquier tamaño.
¿Cómo empezar con la minería de procesos?
Contacta con nosotros y analizamos tu caso para plantearte el enfoque más adecuado para ti.
