¿Imaginas ir al médico por un dolor fuerte en el brazo, por ejemplo tras una caída, y que salgas con una escayola puesta sin que te hayan hecho una radiografía? En nuestro entorno esa situación sería impensable. La radiografía proporciona un demostrado valor para el paciente y para el profesional médico que supera con creces el coste que pueda suponer.
Sin embargo, en el mundo profesional, existen multitud de empresas que sienten un gran «dolor» en sus procesos pero carecen de la información necesaria para entender la causa raíz y, por tanto, no pueden reducirlo adecuadamente. Siguiendo con la analogía médica anterior sería como decir que las empresas no disponen de esa posibilidad de tener la radiografía completa de su proceso. En consecuencia tendrán que colocar la escayola según se queje su paciente. Es decir, según se quejen sus empleados, sus proveedores o sus clientes.
¿Tenemos la posibilidad de entender lo que ocurre realmente con nuestros procesos?
Definitivamente SI. Pero no es lo mismo creer entender lo que ocurre en base a una serie de entrevistas que analizando la historia real que nos cuentan los datos transaccionales de los que disponemos en nuestros sistemas de información. Las entrevistas son necesarias pero nos dan una información subjetiva e incompleta. Los datos registrados en nuestros sistemas son objetivos y completos. Igual que al doctor no le va a ser suficiente con preguntarle al paciente dónde le duele, la empresa que quiera mejorar sus procesos necesita entender lo que realmente ocurre y ser capaz de dimensionar adecuadamente las diferentes situaciones.
Las soluciones de Minería de Procesos son a las empresas lo que los rayos X son en el mundo de la medicina. Como en la imagen adjunta, la Minería de Procesos nos permite ver exactamente todos los pasos del proceso.
Aún mejor, como en el caso de la radiografía, el coste de estas soluciones y los servicios asociados son fácilmente asumibles y su retorno va a ser muy superior a la inversión a realizar.
¿Antes o después de mi iniciativa de redefinición de procesos o de cambio de sistema?
Es habitual la situación en que una empresa ha definido un plan estratégico ambicioso que incluye el cambio de sistemas o la redefinición de sus procesos. En estas situaciones la tendencia general y habitual es posponer la minería de procesos a la finalización de esos proyectos estratégicos en los que vamos a invertir tanto esfuerzo y dinero.
Pues bien, desde nuestra experiencia en implantación de sistemas de información y en la redefinición de procesos complejos nuestra recomendación es la de abordar los proyectos de minería de procesos ANTES de las iniciativas de redefinición de procesos y cambio de sistemas. Este enfoque nos permite:
- Identificar y cuantificar ineficiencias e importantes oportunidades ocultas en el proceso actual.
- Evitar trasladar esas ineficiencias, que no conoceremos sin la minería de procesos, al nuevo procedimiento o nuevo sistema.
- Evitar sorpresas desagradables en los momentos de puesta en marcha de las nuevas soluciones. Evitar que sea en ese momento cuando se detecta la existencia de situaciones no contempladas. Estas situaciones dificultan y complican extremadamente la aceptación de los nuevos sistemas o procedimientos. Y lo que es peor aún, imposibilitan la consecución de los retornos previstos de nuestra inversión en el cambio.
- Simular los cambios previstos en el proceso antes de ejecutarlos de forma que aseguremos la validez de los cambios planificados.
¿Automatizar? Por supuesto, pero sobre seguro.
Al hilo del comentario anterior es sintomático que el 85% de las empresas, de tamaño medio y grande, tienen en sus prioridades aumentar el nivel de automatización de sus procesos. Así aparece una pregunta inmediata. ¿Cuánto dinero vas a invertir sin hacerte primero la radiografía? Lanzar proyectos de automatización sin la información objetiva y completa sobre el funcionamiento de nuestros procesos parece más una apuesta que una inversión. Es un riesgo innecesario y está a nuestro alcance evitarlo.
Mejorar la eficiencia de nuestros procesos mejora nuestra competitividad.
Hoy existe la tecnología que nos lo hace posible y en CZENTRIC hemos seleccionado la mejor solución del mercado, Celonis EMS, para ayudar a las organizaciones a mejorar su competitividad. Existen enfoques adaptados a las situaciones particulares de cada empresa de manera que «ningún paciente se quede sin su radiografía» y acometa sus procesos de automatización con seguridad.
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