¿Qué es la segregación de funciones?
La segregación de funciones es un principio de control interno utilizado en las organizaciones para minimizar el riesgo de fraude, error y abuso de poder. Consiste en la distribución de responsabilidades y tareas relacionadas con un proceso o función entre diferentes individuos. El objetivo es que ninguna persona tenga un control completo sobre todas las etapas o aspectos críticos de un proceso.
Con la segregación de funciones se establece un sistema de control interno sólido y se evita la posibilidad de que una persona pueda cometer fraudes o errores intencionales sin ser detectada. Al dividir las tareas y responsabilidades entre diferentes individuos, se crea un sistema en el que cada persona supervisa el trabajo de los demás, lo que dificulta la ocurrencia y encubrimiento de actividades ilícitas.
La segregación de funciones con la minería de procesos
La minería de procesos es una disciplina analítica, soportada en nuevas soluciones de software, que se enfoca en descubrir, analizar y mejorar los procesos empresariales utilizando técnicas de análisis de datos. La aplicación de la segregación de funciones en conjunción con la minería de procesos ayuda a identificar y mitigar riesgos relacionados con el control interno y el cumplimiento normativo en las organizaciones.
La minería de procesos permite capturar información detallada sobre cómo se realizan las actividades dentro de un proceso, cómo fluye la información y quiénes son los responsables de cada tarea. Al analizar los datos extraídos de los registros de eventos realizados por los sistemas de información (ERPs, CRMs, SCMs, etc.), los algoritmos de minería de procesos pueden descubrir patrones, desviaciones y anomalías en la ejecución del proceso.
Cuando se combina la segregación de funciones con la minería de procesos, es posible identificar posibles conflictos de interés, violaciones de políticas, exceso de autoridad y otros problemas relacionados con el control interno. Los beneficios de utilizar la minería de procesos para monitorizar la segregación de funciones incluyen:
- Identificación completa de todas las brechas en la segregación de funciones. Se identifican todas las situaciones en las que una misma persona ejecuta actividades del proceso que deben estar separadas. Esta identificación se realiza sobre el total de los procesos ejecutados, no simplemente sobre un muestreo de la información disponible.
- Detección de comportamientos anómalos. Se identifican cambios en el orden de los flujos de trabajo y se muestran los casos en los que no se realizan determinadas actividades obligatorias que supongan una violación de las políticas de segregación de funciones.
- Mejora de los controles internos. Al analizar las ejecuciones de los procesos y detectar las anomalías se pondrán de manifiesto los puntos donde es necesario revisar los procedimientos internos y donde se deben fortalecer los controles.
Ejemplo de segregación de funciones en el proceso de pedidos de compra
La segregación de funciones es especialmente relevante en el proceso de pedidos de compra. A continuación se presentan algunas consideraciones para aplicar la segregación de funciones en este proceso:
- Mantenimiento de datos de proveedores y cambios de precios en pedidos, procesamiento de facturas de compra o procesamiento de pagos. Las personas que mantienen los datos de proveedores deben ser distintas de las que pueden cambiar los precios en los pedidos y las que registran las facturas y los pagos.
- Creación de órdenes de compra. La persona que realizar la creación del pedido no debe tener autorización para aprobar o modificar los términos de la compra.
- Aprobación de orden de compra: La aprobación de los pedidos debe ser llevada a cabo por una persona o departamento independiente del que solicitó el pedido. Esto permite una revisión objetiva de los términos, condiciones y precios acordados, evitando la posibilidad de aprobaciones indebidas o manipulaciones en los procesos de adquisición.
- Procesamiento y recepción de pedidos: El procesamiento y la recepción de los pedidos de compra deben ser realizados por personal diferente al que solicita y aprueba los pedidos. Esta segregación de funciones ayuda a garantizar una verificación independiente de la exactitud de los productos o servicios recibidos, evitando posibles fraudes o irregularidades.
- Registro de pedidos y contabilidad: El registro y la contabilización de los pedidos de compra deben ser realizados por personal o departamentos distintos de aquellos involucrados en las etapas anteriores. Esto asegura un control adecuado y una separación de responsabilidades para evitar manipulaciones en los registros financieros y mantener la integridad de la información contable.
- Control de pagos y reconciliación de cuentas: Las tareas de control de pagos y reconciliación de cuentas relacionadas con los pedidos de compra deben ser asignadas a personal o departamentos independientes de los responsables de la solicitud, aprobación y registro de los pedidos. Esto permite una verificación independiente de los pagos realizados y ayuda a identificar cualquier discrepancia o irregularidad.
Con la minería de procesos se visualizan inmediatamente que personas han realizado actividades incompatibles dentro de un proceso.
Beneficios de la minería de procesos para las auditorías internas y para asegurar la segregación de funciones
La utilización de la minería de procesos para la mejora de los procesos de negocio reporta grandes beneficios a nivel de cumplimiento normativo y control de riesgos. Por ejemplo permite:
- Realizar una auditoría eficiente y continua a través de la monitorización automatizada de los procesos
- Realizar una auditoría efectiva y completa ya que todos los casos pueden ser inspeccionados
- Cuantificar el riesgo incurrido de manera objetiva y completa
- Rastrear las ineficiencias hasta encontrar la causa raíz
- Avisar on-line cuando se producen problemas de cumplimiento provocando la acción inmediata para su resolución.
Si estas interesado en mejorar tus procesos de control interno, desde Czentric te proponemos una solución que se adapta a tu modelo de negocio y a tus necesidades específicas. ¡Para cualquier consulta o petición de información, consulte aquí!
